Erstellung der Ausschreibung und Ausschreibungsunterlagen

Die Mindestangaben der Ausschreibung (bzw. der direkten Mitteilung) im Einzelnen sind in Art. 35 BöB/IVöB aufgeführt:

• Name und Adresse des Auftraggebers;
• Auftrags- und Verfahrensart sowie die einschlägige CPV-Klassifikation, bei Dienstleistungen zusätzlich die einschlägige CPC-Klassifikation;
• CPV = «Common Procurement Vocabulary» (Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge der Europäischen Union);
• CPC = «Central Product Classification» (Zentrale Gütersystematik der Vereinten Nationen);
• Beschreibung der Leistungen, einschliesslich der Art und Menge, oder wenn die Menge unbekannt ist, eine diesbezügliche Schätzung, sowie allfällige Optionen;
• Ort und Zeitpunkt der Leistungserbringung;
• gegebenenfalls eine Aufteilung in Lose, eine Beschränkung der Anzahl Lose und eine Zulassung von Teilangeboten;
• gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Bietergemeinschaften und Subunternehmerinnen;
• gegebenenfalls eine Beschränkung oder einen Ausschluss von Varianten;
• bei wiederkehrend benötigten Leistungen wenn möglich eine Angabe des Zeitpunktes der nachfolgenden Ausschreibung und gegebenenfalls einen Hinweis, dass die Angebotsfrist verkürzt wird;
• gegebenenfalls einen Hinweis, dass eine elektronische Auktion stattfindet;

• gegebenenfalls die Absicht, einen Dialog gemäss Art. 24 BöB/IVöB durchzuführen;

• die Frist zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen;
• Formerfordernisse zur Einreichung von Angeboten oder Teilnahmeanträgen, insbesondere gegebenenfalls die Auflage, Leistung und Preis in zwei separaten Couverts anzubieten (Zwei-Couvert-Methode);

• Sprache oder Sprachen des Verfahrens und des Angebots;

• die Eignungskriterien und die geforderten Nachweise;

• bei einem selektiven Verfahren gegebenenfalls die Höchstzahl der Anbieterinnen, die zur Offertstellung eingeladen werden;

• die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung, sofern diese Angaben nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sind;

• gegebenenfalls den Vorbehalt, Teilleistungen zuzuschlagen;
• die Gültigkeitsdauer der Angebote;
• die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen sowie gegebenenfalls eine kostendeckende Gebühr;

• einen Hinweis, ob die Beschaffung in den Staatsvertragsbereich fällt;

• gegebenenfalls zum Verfahren zugelassene, vorbefasste Anbieterinnen;
• gegebenenfalls eine Rechtsmittelbelehrung.

Die Mindestangaben der Ausschreibungsunterlagen sind in Art. 36 BöB/IVöB erwähnt. Folgende Angaben sind aufzuführen (sofern sie nicht bereits in der Ausschreibung enthalten sind):

• Name und Adresse der Auftraggeberin;
• Der Gegenstand der Beschaffung, insbesondere das Leistungsverzeichnis bzw. der Leistungsbeschrieb, technische Spezifikationen und Konformitätsbescheinigungen, Pläne, Zeichnungen und notwendige Instruktionen sowie Angaben zur nachgefragten Menge. Die Auftraggeberin beschreibt die Anforderungen an die Leistung, insbesondere die technischen Spezifikationen so ausführlich und klar wie nötig. Statt einer Beschreibung kann sie auch das Ziel der Beschaffung festlegen;

• Formerfordernisse und Teilnahmebedingungen für die Anbieterinnen, einschliesslich einer Liste mit Angaben und Unterlagen, welche die Anbieterinnen im Zusammenhang mit den Teilnahmebedingungen einreichen müssen, sowie eine allfällige Gewichtung der Eignungskriterien (im selektiven Verfahren, im Rahmen der Präqualifikation);
• die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung;
• die Frist zur Einreichung von allfälligen Fragen sowie für die Antworten;

• gegebenenfalls das Datum und der Ort der Begehung;

• Wenn die Auftraggeberin die Beschaffung elektronisch abwickelt: allfällige Anforderungen an die Authentifizierung und Verschlüsselung bei der elektronischen Einreichung von Informationen;

• Wenn die Auftraggeberin eine elektronische Auktion vorsieht: die Regeln, nach denen die Auktion durchgeführt wird, einschliesslich der Bezeichnung jener Angebotselemente, die angepasst werden können und anhand der Zuschlagskriterien bewertet werden;
• Das Datum, die Uhrzeit und den Ort für die Öffnung der Angebote, falls die Angebote öffentlich geöffnet werden;
• Alle anderen für die Erstellung der Angebote erforderlichen Modalitäten und Bedingungen, insbesondere die Angabe, in welcher Währung (in der Regel Schweizerfranken) das Angebot einzureichen ist. Verlangt die Auftraggeberin Vorleistungen, die über den gewöhnlichen Aufwand hinausgehen, so gibt sie in den Ausschreibungsunterlagen bekannt, ob und wie sie diese Vorleistungen entschädigt;

• Termine für die Erbringung der Leistungen.

• Halten Sie die geltenden Arbeitsschutzbestimmungen ein?
• Halten Sie den Gesamtarbeitsvertrag, dem die von Ihrer Unternehmung ausgeübten Tätigkeit unterliegt, ein?
• Halten Sie den Normalarbeitsvertrag, dem die von Ihrer Unternehmung ausgeübten Tätigkeit unterliegt, ein?
• Halten Sie die am Ort der ausgeübten Tätigkeit branchenüblichen Lohn- und Arbeitsbedingungen ein?

Halten Sie die Melde- und Bewilligungspflichten nach dem BGSA ein?

Halten Sie den Grundsatz der Nichtdiskriminierung, namentlich der Gleichbehandlung von Frau und Mann in Bezug auf die Lohngleichheit, ein?

Halten Sie die am Ort der Leistung geltenden Vorschriften zum Schutz der Umwelt und zur Erhaltung der natürlichen Ressourcen ein (CH: Umweltrecht, namentlich Bundeserlasse wie das USG, GSchG und NHG; internationale Übereinkommen: vgl. Anhang 2 zur VöB / Anhang 4 zur IVöB)?

Sie verpflichten sich, auch Ihren Subunternehmerinnen die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen, der Melde- und Bewilligungspflicht nach dem BGSA, des Grundsatzes der Nichtdiskriminierung, namentlich der Gleichbehandlung von Frau und Mann, sowie die Einhaltung des Umweltschutzes und Erhaltung der natürlichen Ressourcen, zu überbinden.

• Haben Sie die an Ihrem Sitz fälligen Steuern [CH: Staats-, Gemeinde- und direkten Bundessteuern (inkl. Nachsteuern etc.)] vollumfänglich bezahlt?
• Haben Sie die fällige Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer vollumfänglich bezahlt?
• Haben Sie die an Ihrem Sitz fälligen Sozialversicherungsbeiträge [CH: AHV, IV, EO, FAK, ALV, BVG und UVG] einschliesslich der vom Lohn abgezogenen Arbeitnehmeranteile vollumfänglich bezahlt?
• Haben Sie die fälligen Beiträge, die sich aus allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträgen, dem die von Ihrer Unternehmung ausgeübten Tätigkeit unterliegt, einschliesslich der vom Lohn abgezogenen Arbeitnehmeranteile, vollumfänglich bezahlt?

Haben Sie Wettbewerbsabreden oder andere wettbewerbsbeeinträchtigende Massnahmen getroffen?

• Befinden Sie sich in einem hängigen Konkursverfahren?
• Wurden bei Ihnen in den vergangenen zwölf Monaten Pfändungen vollzogen? Wenn Ja: Auf welchen Betrag (inkl. Währung) beliefen sich die entsprechenden Forderungen?
• Halten Sie die Bestimmungen zur Vermeidung von Korruption (insbesondere gemäss Schweizerischem Strafgesetzbuch, dem Bundesgesetz über den unlauteren Wettbewerb sowie dem Bundesgesetz über Kartelle und andere Wettbewerbsbeschränkungen) ein?

Auf Bundesebene gilt das Leistungsortsprinzip, d.h. bei im Inland zu erbringenden Leistungen haben die Anbieterinnen – unabhängig davon, ob sie ihren Sitz oder ihre Niederlassung in der Schweiz oder im Ausland haben – immer die am Leistungsort massgeblichen Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen einzuhalten.

Die Bestimmung des Leistungsorts ist je nach Einzelfall zu ermitteln, v.a. bei Dienstleistungsaufträgen, welche unter Umständen an verschiedenen Orten (allenfalls im In- und Ausland) erbracht werden.

Bei Beschaffungen nach der IVöB haben inländische Anbieter diejenigen Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen zu berücksichtigen, die an ihrem Sitz oder Niederlassungsort gelten (Herkunftsortsprinzip). Es ist möglich, im Einzelfall das Leistungsortsprinzip vorzusehen, wenn überwiegende öffentliche Interessen dies zwingend erfordern und der Schutz dieser Interessen nicht bereits durch die Vorschriften des Herkunftsorts gewährleistet ist (Art. 3 Abs. 1 und 2 BGBM). Für ausländische Anbieter sind die am Leistungsort (in der Schweiz) geltenden Arbeitsschutzbestimmungen und Arbeitsbedingungen massgebend (Leistungsortsprinzip). Vorbehalten sind weitergehende kantonale Ausführungsbestimmungen.

Für im Ausland zu erbringende Leistungen sind die Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) gemäss Anhang 6 zum BöB / Anhang 3 zur IVöB massgeblich.

Für im Ausland zu erbringende Leistungen sind neben dem am Ort der Leistung geltenden Umweltrecht die Übereinkommen gemäss Anhang 2 zur VöB /Anhang 4 zur IVöB massgeblich.

Die Auftraggeberin darf die Einhaltung weiterer wesentlicher internationaler Arbeitsstandards verlangen. Das sind bspw. Prinzipien aus weiteren Übereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation, z.B. im Zusammenhang mit dem Gesundheitsschutz und der Arbeitssicherheit.

Die Auftraggeberin vergibt einen öffentlichen Auftrag nur an Anbieterinnen, welche mindestens die am Ort der Leistung geltenden rechtlichen Vorschriften zum Schutz der Umwelt und zur Erhaltung der natürlichen Ressourcen einhalten. Dazu gehören im Inland die Bestimmungen des schweizerischen Umweltrechts (namentlich Umweltschutzgesetz, Gewässerschutzgesetz, Bundesgesetz über den Natur- und Heimatschutz) und im Ausland gewisse internationale Übereinkommen zum Schutz der Umwelt (Anhang 2 zur VöB / Anhang 4 zur IVöB).

Die zwingenden Teilnahmebedingungen gemäss Art. 12 Abs. 1 bis 3 BöB/IVöB sind auch von allen Subunternehmerinnen einzuhalten. Ihre Aufgabe als Auftraggeberin ist es dafür zu sorgen, dass diese Verpflichtungen in die Vereinbarungen zwischen den Anbieterinnen und den Subunternehmerinnen aufgenommen werden. Es ist nach wie vor Aufgabe der Auftraggeberin, die Einhaltung der Teilnahmebedingungen bei den Anbieterinnen und deren Subunternehmerinnen zu kontrollieren.

Die Einhaltung der Anforderungen nach Art. 12 Abs. 1 bis 3 BöB/IVöB kann die Auftraggeberin entweder selber kontrollieren (z.B. anhand einer Selbstdeklaration) oder durch geeignete Dritte (bspw. Kontrolle staatlicher Behörden oder Lohnanalysen durch Dritte, paritätische Kommissionen, z.B. des Schweizerischen Elektro- und Telekommunikations-Installationsgewerbe oder der Reinigungsbranche) kontrollieren lassen.

Ein funktionierender Anbieterwettbewerb setzt voraus, dass keine überhöhten Anforderungen an die Eignung gestellt werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Auftraggeberin gar keine oder nur wenige Angebote erhält. Ein unzulässiges Eignungskriterium wäre z.B. die Bedingung, wonach die Anbieterin bereits einen oder mehrere öffentliche Aufträge einer dem BöB / der IVöB unterstellten Auftraggeberin erhalten hat.

Je nach Beschaffungsgegenstand kommen insbesondere folgende Eignungskriterien in Frage:

• Erfahrung in der sach- und zeitgerechten Ausführung von Leistungen der ausgeschriebenen Art.
  Nachweise: Aktuelle und gute Referenzauskünfte und / oder Unterlagen über bereits erbrachte Leistungen verlangen.
• Erfahrung in der Ausführung von Leistungen gleicher Grösse und / oder Komplexität der ausgeschriebenen Art.
  Nachweise: Aktuelle und gute Referenzauskünfte und / oder Unterlagen über bereits erbrachte Leistungen verlangen.
• Erfahrung mit dem Umbau von […] (beispielsweise Industriebauten / Denkmalschutzobjekten / Schulhausbauten usw.).
  Nachweise: Aktuelle und gute Referenzauskünfte und / oder Unterlagen über bereits erbrachte Leistungen verlangen.
• Finanzielle Leistungsfähigkeit. Nachweise: Allenfalls Betreibungsregisterauszug verlangen; bei umfangreichen oder risikoreichen und schwierigen Vorhaben evtl. Erfüllungsgarantie bzw. Nachweis verlangen, dass diese im Auftragsfall beigebracht werden kann.
• Spezialbewilligung, Prüfungsnachweis, Zulassung (Konzession) bzw. Nachweis, dass Konzession im Auftragsfall erteilt würde.
• Ausbildung und Erfahrung der verantwortlichen und einzusetzenden Personen.
  Nachweis: Angaben zur gewünschten Ausbildung mit dem Zusatz «oder gleichwertig», Kurz-Lebensläufe von Schlüsselpersonen.
• Verfügbarkeit von Personal und Infrastruktur; Kundendienst.
  Nachweise: Organigramm, Einsatzplan verlangen.
• Ausreichende organisatorische Kompetenz.
  Nachweise: Organigramm, aktuelle und gute Referenzauskünfte und / oder Unterlagen über bereits erbrachte Leistungen oder zu erbringende Serviceleistungen verlangen
• Ökologische Eignungskriterien.
  Nachweise: Referenzen/Zertifikate betreffend Erfahrungen im Umgang mit kritischen Stoffen und Prozessen; insbesondere bei Dienstleistungen, die eine besondere technische Kompetenz oder ein ökologisches Knowhow der Anbieterin in Bezug auf Umweltfragen erfordern (z.B. Abfallbewirtschaftung).

Die Auftraggeberinoder die gestützt auf die kantonalen Ausführungsbestimmungen zuständige Behörde kann ein Verzeichnis der Anbieterinnen führen, die aufgrund ihrer Eignung die Voraussetzungen zur Übernahme öffentlicher Aufträge erfüllen. Bei wiederkehrenden Beschaffungen gleicher oder ähnliche Leistungen muss die Eignung der Anbieterinnen dadurch nicht immer wieder neu beurteilt werden. Die Herausforderung für die Auftraggeberin besteht darin, dass die Verzeichnisse aktuell gehalten werden.

Nicht im Verzeichnis eingetragene Anbieterinnen dürften nicht benachteiligt werden. Fallweise muss es allen Anbieterinnen offenstehen, ihre Eignung im Hinblick auf eine konkrete Ausschreibung durch individuelle Nachweise (z.B. Selbstdeklaration) zu belegen.

Die Veröffentlichung der Angaben erfolgt auf www.simap.ch. Die Auftraggeberinnen und die kantonalen Ausführungsbestimmungen können weitere Publikationsorgane vorsehen. Bekannt zu geben sind:

• Fundstelle des Verzeichnisses
• Informationen über die zu erfüllenden Kriterien
• Prüfungsmethoden und Eintragungsbedingungen
• Dauer der Gültigkeit des Verzeichnisses und Verfahren zur Erneuerung des Eintrags

In Art. 44 BöB / IVöB sind Gründe geregelt, welche eine Streichung einer Anbieterin aus diesem Verzeichnis rechtfertigen.

Wird ein Verzeichnis nicht mehr weitergeführt, ist das allen darin verzeichneten Anbieterinnen mitzuteilen. Gegen den Entscheid der Auftraggeberin, das Verzeichnis aufzuheben, kann nicht Beschwerde geführt werden.

Zur Beschreibung der Leistung gehören auch Hinweise auf allfällige Optionen. Optionen stellen aus Sicht der Auftraggeberin ein strategisches Element dar und erhöhen die Flexibilität. Mit Optionen behält sich die Auftraggeberin bspw. vor, den Vertrag mit der Zuschlagsempfängerin zu verlängern (Verlängerungsoption) oder gleichartige, weiterführende Leistungen ebenfalls an jene Anbieterin zur vergeben (Option auf Folgeaufträge). Sowohl Verlängerungsoptionen als auch mengenmässige Optionen sind bei der Bestimmung des Auftragswerts und der dementsprechend anwendbaren Verfahrensart einzurechnen. Das Transparenzgebot verlangt, dass die Auftraggeberin Optionen so präzis wie möglich beschreibt, d.h. insbesondere bei mengenmässigen Optionen möglichst die Anzahl der optional abzurufenden Leistungen zu bezeichnen.

Alternativ zur Festlegung von Optionen kann ein nicht abschliessend bestimmtes bzw. bekanntes Leistungsvolumen mithilfe von Rahmenverträgen beschafft werden.

Als Auftraggeberin haben Sie das Recht, den Auftrag in Lose (oder auch Teilaufträge, Einzelaufträge) aufzuteilen. Die Losaufteilung kann eine bessere Verteilung der Risiken bewirken, indem die Abhängigkeit von einer spezifischen Anbieterin eingeschränkt wird.

Losbildung kann den Wettbewerb begünstigen, aber auch schwächen und Wettbewerbsabreden fördern. Umgekehrt könnten mit einer konzentrierten Vergabe Volumen gebündelt werden.

Zu beachten ist:

• Losvergaben können entweder in einer einzigen Ausschreibung publiziert (sog. gemeinsame Ausschreibung) oder je einzeln in separaten Publikationen ausgeschrieben werden (sog. getrennte Ausschreibung).
• Die Anbieterinnen sind grundsätzlich frei, ein Angebot für ein, mehrere oder alle Lose einzureichen. Will die Auftraggeberin diese Möglichkeit beschränken, muss sie dies in der Ausschreibung bekanntgeben. Die Losbeschränkung muss zudem begründbar sein. Die Beschaffungsgrundsätze und der Erhalt eines wirksamen Wettbewerbs sprechen eher für uneingeschränkte Angebote für die einzelnen Lose.
• Die Auftraggeberin muss sicherstellen, dass die Angebote auch bei einer Aufteilung in Lose vergleichbar sind, insbesondere dann, wenn einzelne Anbieterinnen Rabatte im Falle eines Zuschlags von mehreren oder aller Lose an sie anbieten.
• Die Losaufteilung darf nicht zur Umgehung der massgebenden Schwellenwerte und der Verfahrensart oder zur Bevorzugung einzelner Anbieterinnen bzw. Diskriminierung anderer Anbieterinnen eingesetzt werden.

Beispiele: Eine Losaufteilung kann bspw. nach sachlichen Gesichtspunkten erfolgen (Auftrennung nach Arbeitsgattungen). Denkbar sind insbesondere auch räumliche (z.B. Ost- und Westschweiz), zeitliche (z.B. monatliche oder quartalsweise Aufteilung) oder quantitative (z.B. Lieferpakete von 1‘000 und 2‘000 Stühlen) Aufteilungen.

Es geht um Fälle, in welchen die Auftraggeberin möglicherweise lediglich einen Teil der ausgeschriebenen Menge bzw. des ausgeschriebenen Beschaffungsgegenstands benötigen und zuschlagen wird. Einen solchen Vorbehalt muss die Auftraggeberin in der Ausschreibung anbringen. Der Gesamtauftrag (Art. 32 Abs. 1 BöB/IVöB) würde einer Anbieterin folglich nur teilweise zugeschlagen. Auch in Bezug auf ein einzelnes Los (Art. 32 Abs. 2 BöB/IVöB) ist es, je nach Vorbehalt in der Ausschreibung, denkbar, lediglich einen Teil des für das betreffende Los vorgesehenen Leistungsumfangs zu vergeben.

Bietergemeinschaft meint den Zusammenschluss zweier oder mehrerer rechtlich selbständiger Anbieterinnen. Sie sind bei öffentlichen Beschaffungen grundsätzlich zugelassen (Art. 31 Abs. 1 BöB/IVöB). Die Auftraggeberin kann die Zulassung von Bietergemeinschaften aus sachlichen Gründen in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen beschränken oder ausschliessen. Mehrfachbewerbungen (als Mitglied einer Bietergemeinschaft und als Subunternehmerin) sind dagegen nur möglich, wenn die Auftraggeberin diese ausdrücklich in der Ausschreibung oder in den Ausschreibungsunterlagen zugelassen hat (vgl. Art. 31 Abs. 2 BöB/IVöB).

Die Auftraggeberin kann die Zulassung von Bietergemeinschaften ausnahmsweise in der Ausschreibung oder den Ausschreibungsunterlagen beschränken oder ausschliessen. Sachliche Gründe der Nichtzulassung oder einer Beschränkung sind:

• Wirtschaftlichkeit (übermässiger Koordinationsaufwand, unnötige Transaktionskosten): insbesondere bei kleineren Vorhaben, welche sich ohne weiteres durch eine einzige Anbieterin abwickeln lassen.
• Markt-/Wettbewerbssituation: Ein Ausschluss von Bietergemeinschaften kann zudem gerechtfertigt sein, wenn nur wenige Anbieterinnen auf dem Markt sind und dadurch eine Konkurrenzsituation aufrechterhalten werden kann.
• Einladungsverfahren: Damit im Einladungsverfahren keine Angebote von Bietergemeinschaften (d.h. von Unternehmen, die nicht zur Angebotsabgabe eingeladen wurden) eingereicht werden, muss in der Einladung zur Angebotseinreichung an die eingeladenen Anbieterinnen vermerkt werden, dass nur Angebote zugelassen werden, die vollumfänglich von den eingeladenen Unternehmen eingereicht werden. Als sachliche Gründe in diesem Zusammenhang sind bspw. fehlende Kapazitäten oder Mehraufwand im Verhältnis zum Auftragswert denkbar.

Für interne Zwecke (z.B. Steuerung, Kontrolle oder Aufsicht) ist eine Begründung für die Nichtzulassung oder die Beschränkung zu erstellen und ins Dossier abzulegen.

Die Weitervergabe von Leistungen an Subunternehmerinnen ist bei öffentlichen Beschaffungen grundsätzlich zulässig (Art. 31 Abs. 1 BöB/IVöB). Mehrfachbewerbungen (als Subunternehmerin und Mitglied einer Bietergemeinschaft) sind dagegen nur möglich, wenn die Auftraggeberin diese ausdrücklich in der Ausschreibung oder in den Ausschreibungsunterlagen zugelassen hat (vgl. Art. 31 Abs. 2 BöB/IVöB).

Grundsatz: BöB/IVöB verlangen, dass die Anbieterin die «charakteristische Leistung» eines Auftrags grundsätzlich selber erbringt (Art. 31 Abs. 3 BöB/IVöB). Dadurch soll verhindert werden, dass Anbieterinnen, die selber keine oder nur untergeordnete Aufgaben bei der künftigen Leistungserbringung übernehmen, den Zuschlag erhalten. Die Auftraggeberinnen sollen die charakteristischen Leistungen möglichst direkt von den Leistungserbringern beschaffen.

Möglichkeiten zur Beschränkung des Beizugs von Subunternehmerinnen:

• Beschränkung auf eher untergeordnete Leistungen oder auf Aufträge, in denen dies aufgrund von komplexen und speziellen (Teil-) Leistungen notwendig ist. Z.B. Bezeichnung von Leistungsteilen, welche durch eine Subunternehmerin erbracht werden dürfen (Wartung z.B.) oder prozentuale Vorgaben (z.B. maximal 50% des Auftragsvolumens).
• Die Auftraggeberin kann festlegen, dass bestimmte Leistungen durch die Hauptanbieterin selber ausgeführt werden müssen.
• Die Auftraggeberin kann die Anzahl möglicher Subvergaben limitieren.

• Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen (z.B. die Bestimmungen des Kantons Wallis, wonach grundsätzlich nur eine Ebene der Unterauftragsvergabe zulässig ist).

Der Ausschluss von Subunternehmerinnen soll nur bei hinreichend sachlichen Gründen erfolgen, ähnlich wie beim Ausschluss von Bietergemeinschaften:

• Wirtschaftlichkeit (übermässiger Koordinationsaufwand, unnötige Transaktionskosten)
• Markt-/Wettbewerbssituation: Ein Ausschluss von Subunternehmerinnen kann zudem gerechtfertigt sein, wenn nur wenige Anbieterinnen auf dem Markt sind und dadurch eine Konkurrenzsituation aufrechterhalten werden kann.

Anbieterinnen steht es frei, zusätzlich zum Angebot der in der Ausschreibung beschriebenen Leistung Varianten vorzuschlagen. Die Auftraggeberin kann diese Möglichkeit in der Ausschreibung jedoch nach freiem Ermessen beschränken oder ausschliessen. Das Zulassen von Varianten kann Innovationen und Wettbewerb fördern.

Im Rahmen des Zweicouverts-Verfahrens werden jeweils zwei separate Angebotsumschläge abgegeben. Zuerst wird das Qualitätsangebot geöffnet, welches alle Angaben der Anbieterin enthält ausser dem Preis. Danach erfolgt die Öffnung des Couverts mit dem Preis. Erst nach der Bewertung der «Qualitätsangebote» werden die Preisangebote (mit den Gesamtpreisen) in die Evaluation miteinbezogen, woraus die Gesamtbewertung resultiert.

Vorbefasste Anbieterinnen, die zum Verfahren zugelassen werden, müssen aus Transparenzgründen in der Ausschreibung zwingend erwähnt werden.

Eine Zweckmässigkeitsprüfung kann bspw. in Bezug auf die Analyse des Auftrags oder die Projektorganisation erfolgen.

Überprüfung der Einhaltung der vorgesehenen Arbeitsschritte (z.B. Bauprogramm).

Der technische Wert einer Leistung kann bspw. im Rahmen der Auftragsanalyse geprüft und bewertet werden.

Die Wirtschaftlichkeit kann insbesondere als Kriterium zur Auftragsanalyse oder der Beurteilung des Qualitätsmanagements herangezogen werden.

Die Lebenszykluskosten (Life Cycle Cost LCC) sind ein zentraler Aspekt der wirtschaftlichen Nachhaltigkeit. Soweit diese Kosten monetarisierbar sind, d.h. mit ausreichender Genauigkeit berechnet werden können, können sie direkt mit dem Nominalpreis zu einem Gesamtpreis kombiniert werden. Können diese Kosten nur abgeschätzt werden oder müssen weitgehende Annahmen zur Berechnung getroffen werden, so sollten sie in einem eigenen Zuschlagskriterium angewendet werden.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten.

Die Nachhaltigkeit in die Beschaffung einfliessen zu lassen, bedeutet, dass Anforderungen und Kriterien definiert werden, welche die drei Nachhaltigkeitsdimensionen Gesellschaft, Wirtschaft und Umwelt in ausgewogener Weise berücksichtigen, um damit einen Beitrag zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele zu leisten. Die nachhaltige Beschaffung entspricht einem Hauptziel des neuen Beschaffungsrechts und ist ebenso im Zweckartikel BöB/IVöB aufgeführt.

In der Ausschreibung ist vorzusehen, wie die Plausibilitätsprüfung erfolgt. Denkbar ist zum einen die Prüfung der Plausibilität einzelner Angebotsbestandteile (wie Projektorganisation, Terminplan etc.). Zum andern könnten auch verschiedene Angebotsbestandteile verglichen und plausibilisiert werden (z.B. Übereinstimmung des eingesetzten Maschinenparks mit dem vorgesehenen Personal, Maschinenpark mit Terminprogramm, Personal mit Terminprogramm etc.).

Die Kreativität kann bspw. als Kriterium zur Auftragsanalyse herangezogen werden.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten (Überprüfung denkbar bspw. in Bezug auf die Leistungsfähigkeit der Anbieterin).

Innovationen sind gekennzeichnet durch ihre Neuartigkeit und den Mehrwert, den sie bewirken. Die Eignung eines Anbieters kann z.B. durch Bewertung seines Innovationspotentials (z.B. Auflistung von Patenten und erfolgreichen Innovationsprojekten) geprüft werden. Als Zuschlagskriterien können u.a. eine Auflistung der innovativen Eigenschaften der offerierten Lösung, eine Schätzung des monetären Mehrwerts, die zeitliche Einsparung oder der Beitrag zur Reduktion der Umweltbelastung bewertet werden. Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten (Überprüfung denkbar bspw. in Bezug auf die Logistik, das zu beschaffende Material oder den Bauablauf).

Eine Funktionalitätsprüfung kann bspw. in Bezug auf die Auftragsanalyse oder das Qualitätsmanagement erfolgen.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten.

Dieses Zuschlagskriterium kann sich insbesondere auf Erfahrung des Anbieters und der Schlüsselpersonen mit gleichartigen Aufgaben beziehen.

Fallweise bzw. abhängig vom Beschaffungsgegenstand zu beschreiben und zu bewerten.

Im BöB, nicht aber in der IVöB, sind folgende weiteren Zuschlagskriterien erwähnt und von den Auftraggeberinnen, unter Beachtung der internationalen Verpflichtungen, zu berücksichtigen:

• Unterschiedliche Preisniveaus in den Ländern, in welchen die Leistungen erbracht wird: Dieses Zuschlagskriterium zielt darauf ab, die unterschiedlichen Preisniveaus in den Ländern, in welchen die Leistung erbracht wird, bei der Angebotsbewertung zu berücksichtigten. Dies unter Beachtung der internationalen Verpflichtungen der Schweiz, insbesondere unter Berücksichtigung des GPA.

• Verlässlichkeit des Preises: Ausgehend von der Problematik, dass besonders niedrige Preisangebote zu hohen und unerwarteten Folgekosten führen können, sollen – vorbehältlich eines Ausschlusses wegen eines Unterangebotes – Bewertungsmodelle in ausgewählten Pilotprojekten des Bundes evaluiert werden, damit konkrete Vorschläge zum Umgang mit dem Kriterium für die Praxis gemacht werden können.

Art. 29 Abs. 2 BöB/IVöB enthält in abschliessender Weise weitere Zuschlagskriterien, welche die Auftraggeberin im Nicht-Staatsvertragsbereich berücksichtigen können. Es sind dies:

• Ausbildungsplätze für Lernende in der beruflichen Grundbildung
• Arbeitsplätze für ältere Arbeitnehmende
• Wiedereingliederung für Langzeitarbeitslose

Die Unterlagen werden mindestens drei zu bestimmenden Anbieterinnen zugestellt. Bei Bundesbeschaffungen muss mindestens eine Anbieterin aus einem anderen Sprachraum kommen.

Es erfolgt ein direkter Versand an die bestimmte Anbieterin. Die Auftraggeberin ist berechtigt, Vergleichsofferten einzuholen und Verhandlungen durchzuführen. Werden mehrere Offerten eingeholt, sind die Anbieterinnen darauf hinzuweisen, dass die Anfrage gestützt auf Art. 21 Abs. 1 BöB / IVöB erfolgt.

Gründe für Fristverkürzung können sein:

• Bei «nachgewiesener Dringlichkeit» können die Minimalfristen von Art. 46 Abs. 2 BöB / IVöB bis auf 10 Tage verkürzt werden. Die Dringlichkeit ist von der Auftraggeberin nachzuweisen und zu begründen. Ob die Dringlichkeit dabei dem Verhalten der Auftraggeberin zuzuschreiben ist oder ob sie sich aus äusseren Umständen ergibt, ist nicht ausschlaggebend.

• Die Auftraggeberin darf die 40-tägige Angebotsfrist verkürzen, wenn sie eine oder mehrere der nachfolgenden Vorkehrungen trifft (wobei jede Vorkehrung eine Verkürzung der Angebotsfrist um 5 Tage erlaubt, d.h. es kann eine Reduktion der Angebotsfrist um maximal 15 Tage auf 25 statt 40 Tage erreicht werden):
  • elektronische Veröffentlichung der Ausschreibung;
  • zeitgleiche elektronische Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen; und/oder
  • Entgegennahme von elektronischen Angeboten.

• Bei einer mindestens 40 Tage bis höchstens 12 Monate vor der definitiven Ausschreibung erfolgten Vorankündigung darf die Angebotsfrist auf bis zu 10 Tage verkürzt werden.

• Bei der Beschaffung von wiederkehrenden Leistungen darf die Angebotsfrist auf bis zu 10 Tage verkürzt werden, sofern darauf in einer früheren Ausschreibung hingewiesen wurde.

• Bei der Beschaffung von gewerblichen Waren und Dienstleistungen (insbesondere Leistungen des täglichen Bedarfs) kann die Angebotsfrist auf 13 Tage verkürzt werden, wenn die Ausschreibung und die Ausschreibungsunterlagen gleichzeitig elektronisch veröffentlich werden. Nimmt die Auftraggeberin zudem die Angebote elektronisch entgegen, darf die Angebotsfrist um drei zusätzlich Tage, d.h. auf bis zu 10 Tage, verkürzt werden.

Beachte: Fristverkürzungen im Staatsvertragsbereich sind sowohl beim offenen als auch beim selektiven Verfahren möglich. Nach dem klaren Wortlaut von Art. 47 BöB / IVöB kann grundsätzlich nur die «Angebotsfrist» verkürzt werden, nicht die Teilnahmefrist (selektives Verfahren, 1. Stufe). Ausnahme: Verkürzungen im Falle nachgewiesener Dringlichkeit (vgl. Art. 47 Abs. 1 BöB / IVöB, welcher sich auf sämtliche «Minimalfristen» nach Art. 46 Abs. 2 BöB / IVöB bezieht, also auch auf die Teilnahmefrist in selektiven Verfahren).

• im offenen Verfahren: in der Regel mindestens 20 Tage für die Einreichung der Angebote;
• im selektiven Verfahren (mit Blick darauf, dass die Angebotsfrist im Nicht-Staatsvertragsbereich halb so lang ist wie diejenige im Staatsvertragsbereich): in der Regel mindestens 13 Tage für die Einreichung der Teilnahmeanträge (Halbierung der Teilnahmefrist von 25 Tagen gemäss Art. 46 Abs. 2 BöB/IVöB) und mindestens 20 Tage für die Einreichung der Angebote;
• im Einladungsverfahren: in der Regel mindestens 20 Tage für die Einreichung der Angebote;
• im freihändigen Verfahren: keine Fristvorgaben.

Ausnahme: bei weitgehend standardisierten Leistungen (d.h., wenn eine elektronische Auktion durchgeführt und/oder der Zuschlag einzig nach dem Zuschlagskriterium Preis erteilt werden kann) kann die Frist für die Einreichung der Angebote auf nicht weniger als 5 Tage reduziert werden.

Eine Unterschreitung der Minimalfristen im Nicht-Staatsvertragsbereich ist nur ausnahmsweise möglich, wobei bei standardisierten Leistungen eine Minimalfrist von fünf Tagen in jedem Fall einzuhalten ist. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.

• Bei Projekten im Ausland oder hochspezialisierten technischen Leistungen kann die Veröffentlichung ausnahmsweise nur in einer Amtssprache des Bundes und in einer anderen Sprache erfolgen.

• Grundsatz:Ausschreibungen (und Zuschläge) sind in mindestens zwei Amtssprachen des Bundes (Deutsch, Französisch, Italienisch) zu veröffentlichen. Bei Bauaufträgen insbesondere in der Amtssprache am Standort der Baute.Die IVöB enthält diesbezüglich keine Vorschriften. Insbesondere schreibt sie, anders als BöB/VöB, keine Mehrsprachigkeit der Ausschreibung vor. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen (insbesondere in mehrsprachigen Kantonen).

• Zusammenfassung: Einer Ausschreibung auf Deutsch oder Italienisch / Entspricht keine der Sprachen nach Art. 20 Abs. 1 VöB einer Amtssprache der WTO muss eine Zusammenfassung in einer Amtssprache der WTO (d.h. Französisch, Englisch oder Spanisch) beigefügt werden. Diese Zusammenfassung enthält mindestens (1) den Gegenstand der Beschaffung, (2) die Frist zur Abgabe der Angebote oder (bei selektiven Verfahren) der Teilnahmeanträge, (3) die Bezugsquelle für die Ausschreibungsunterlagen (i.d.R. elektronisch via www.simap.ch). Die Auftraggeberin kann in der Zusammenfassung weitere Informationen aufführen.

• Für Lieferungen und Dienstleistungen: Grundsätzlich in den beiden Amtssprachen des Bundes, in denen die Ausschreibung veröffentlicht wurde.

• Ausnahmsweise nur in einer Amtssprache des Bundes, wenn aufgrund der Reaktionen auf eine Vorankündigung oder aufgrund anderer Indizien aus der Analyse des Beschaffungsmarktes davon auszugehen ist, dass kein Bedarf nach einer Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen in einer zweiten Amtssprache des Bundes besteht.

• Die Ausschreibungsunterlagen können zudem ausnahmsweise nur in einer Amtssprache des Bundes oder – bei hochspezialisierten technischen Leistungen oder Leistungen, die im Ausland zu erbringen sind (Art. 20 Abs. 1 VöB) – in einer anderen Sprache verfasst werden. Voraussetzung dafür ist, dass entweder (a) die Übersetzungskosten 5 Prozent des Auftragswertes oder den Betrag von Fr. 50‘000.00 übersteigen, oder (b) die Leistung nur in einer und mit Bezug auf eine Sprachregion zu erbringen ist.

• Für Bauleistungen und damit zusammenhängende Lieferungen und Dienstleistungen: Mindestens in der Amtssprache am Standort der Baute in der Schweiz.

• Die IVöB enthält diesbezüglich keine Vorschriften. Im Grundsatz genügt somit die Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen in einer Amtssprache, welche vom Auftraggeber festzulegen ist.

Für die Eingaben der Anbieterinnen sind alle Amtssprachen (Deutsch, Französisch, Italienisch) zulässig. Bei hochspezialisierten technischen Leistungen oder Leistungen, die im Ausland zu erbringen sind (Art. 20 Abs. 1 VöB) bestimmt die Auftraggeberin die Sprache oder die Sprachen der Eingaben.Die IVöB enthält diesbezüglich keine Vorschriften. Im Grundsatz sind alle Amtssprachen zuzulassen. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.

Die Auftraggeberin legt eine Amtssprache des Bundes als Verfahrenssprache fest. Es ist dies die Sprache, in welcher die Behörde mitteilt und eröffnet. Die Auftraggeberin berücksichtigt dabei nach Möglichkeit, aus welcher Sprachregion die meisten Angebote zu erwarten sind, bei Bauleistungen oder damit zusammenhängenden Dienstleistungen i.d.R. die Amtssprache am Standort der Baute in der Schweiz.Die IVöB enthält diesbezüglich keine Vorschriften. Im Grundsatz ist, wie beim Bund, eine Amtssprache als Verfahrenssprache zu definieren. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.

Die Vorgaben zur Sprache der Veröffentlichungen, der Ausschreibungsunterlagen, der Eingaben und der Verfahrenssprache gemäss Art. 48 Abs. 5 BöB i.V.m. Art. 20 ff VöB gelten auch im Nicht-Staatsvertragsbereich. Es besteht jedoch keine Pflicht zur Publikation einer Zusammenfassung, wenn die Ausschreibung nicht in einer WTO-Amtssprache erfolgt (Art. 48 Abs. 4 BöB und Art. 20 Abs. 2 VöB gelten nur für Aufträge im Staatsvertragsbereich).

Bei Auftragsvergaben im Nicht-Staatsvertragsbereich ist gemäss IVöB auf die sprachlichen Verhältnisse des Gebiets Rücksicht zu nehmen, in welchem der Auftrag zur Ausführung gelangt. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.

• im offenen Verfahren: 40 Tage ab Veröffentlichung der Ausschreibung für die Einreichung der Angebote
• im selektiven Verfahren: 25 Tage ab Veröffentlichung der Ausschreibung für die Einreichung der Teilnahmeanträge (1. Stufe) und 40 Tage ab Einladung zur Angebotsstellung für die Einreichung der Angebote (2. Stufe)
• im freihändigen Verfahren nach Art. 21 Abs. 2 oder 3 BöB/IVöB: Keine Fristvorgaben. Zu beachten sind die kantonalen Ausführungsbestimmungen.

Fristverlängerungen, z.B. infolge einer notwendig gewordenen Berichtigung der Ausschreibung, sind den Anbieterinnen gleich- und rechtzeitig anzuzeigen bzw. erneut auf www.simap.ch zu veröffentlichen.